Her kurum kendi içerisinde az ya da çok karmaşık iş modelleri ile kendine özgü bir yapıdır. Küçük firmalarda ise, nispeten günlük işler için gerekli ,daha az sayıda uygulama bulunmakla birlikte, araştırma, üretim ve kamu faaliyetinde bulunan büyük kurumlar için bir çok özel uygulama bulunur. Her nerede bilgisayarlar görev başında ise, farklı türde bir çok dijital belgeyi de içerir. Orta boy bir işletmede hergün hatırı sayılır miktarda „kağıt“ belge ortaya çıkar.
Kağıt, bilgi içeren bir araç olarak pahalıdır ve yıllarca birikmiş bu kağıt belgelerin saklanması geniş depolama alanları ve binlerce klasörü gerektirir. Çoğu bodrum katlarında yer alan, böyle bir arşivde tozlanmış klasörler içindeki bir belgeyi aramanın zorluğunu tahmin etmek, hiç de zor olmasa. Bu nedenle birçok kurum günden güne söz konusu arşivlerini elektronik ortama taşımaya çalışıyor. Bir Döküman Yönetim Sistemi kullanmanın en temel hedefleri :
Arama süresini kısaltmak ve dolayısıyla maliyeti azaltmak
Döküman dağıtımını ve akışını kontrol etmek
Depolama yeri ve gerekli büro malzemelerinden tasarruf etmek
Bu karmaşık teknik yapı için gerekli olan donanım ve yazılım lisanslarının maliyetleri, tüm bu sistemin yönetimi için gerekli işletme maliyetlerini dışarıda tusak bile oldukça yüksektir. Ancak şunu unutmamak gerek, nerede tasarruf edilmesi gerekiyorsa, önce ciddi bir yatırım yapmak gerekebilir. Bu tarz bir yatırım riskini azaltmak çin, karar verici ile beraber DYS- Döküman Yönetim Sistemi sunan iş ortağının, her ikisinin de dikkatli ve derinlemesine analizi yapılmamış, bir eksiklikten ötürü doğabilecek riskleri tanıyor olması yararlı olacaktır. Bir firmanın, birden fazla yazılım kullandığını varsayıyoruz: planlama ve kontrol için bir ERP sistemi, finans ve muhasebe uygulaması, dizayn ve inşa için bir CAD programı, iletişim için bir e-posta yönetici sistemi ve grafik programları. Ve bunlara ek olarak metin editörleri, sunum ve daha birçok ofis uygulamasını da unutmamak gerek. Yine unutmayalım ki, yazılımların hepsi açık kaynak kodlu olmayabilir. .
Tüm bunların ışığında, DYS ile profesyonelce kullanabilmek için , tüm bu olası yazılım ya da sistemler ile DYS'nin birbirini karşılıklı anlayabilmeleri için gerekli arayüzlere ihtiyaç duyulur. Örneğin kullanılan bir ERP sistemi (SAP olabilir) ile DYS'nin birbirlerini anlayabilmesi. Burada kastedilen, örneğin bir ERP sisteminde oluşturulan dökümanın, otomatik olarak DYS'ye aktarılması ve burada kullanıcının DYS içerisinden , kaynak ERP sistemine ihtiyaç duymadan bu belgeyi yönetebilmesidir. Bu sebeple arayüzün, dökümanların çalışılan sistemden (örneğin ERP Sisteminden), tekrar DYS'yi kullanma zorunluluğu olmadan görüntülenmesine olanak sağlayan görüntüleyici(viewer) işlevine sahip olması gerekir.
Sistemler arasındaki değiş tokuş, olası tüm sistemler arasında otomatik olarak gerçekleşebilmelidir. Örneğin ERP – DYS arasında ve DYS ile CAD sistemi arasında.
Profesyonel bir döküman yönetim sisteminin kalbi, ilerleyen zamanlarda işletmenin çok nadir olarak ihtiyaç duyacağı belgelerin, uzun yıllar boyunca güvenli olarak saklanabileceği bir dijital arşivdir. Yasal olarak , şu anda bazı ülkelerde söz konusu dijital arşivlemelerle ilgili çok sıkı düzenlemeler geririlmişti. Böyle bir arşiv sisteminin sadece güvenli değil, çok çok güvenli olması gerekiyor.
Gerçek hayatta, örneğin bir gizli dökümanların bulunduğu bir arşivi gözönüne alırsak, arşivdeki görevlinin mutlaka hangi belgenin, kime gittiğini kayit altina almasi zorunludur. Arşiv görevlisi , arşivin yapısını avucunun içi gibi bilir. Tüm evraklar arşive girmeden önce belirli bir düzende katalog haline getirilmiş, kategorilere ayrılmış, indekslenmiştir.
DYS în sahip olması gerekenlşeri aşağıdaki gibi kısaca özetleyebiliriz:
Bir belgenin tekrar bulnabilirliğini teminat altına almak (anahtar kelimeler, arama motoru ve belge tanımlayıcı anahtarlar )
Belgelerin uzun süreler boyunca okunabilir kalmasını sağlamak (TIFF ya da PDF/A gibi geçen zaman boyunca değişmez kalan (timeless) formatlara otomatik olarak dönüştürmek)
Yasal arşivde saklama sürelerini sağlamak ( bazı ülkelerde bu 30 yıla kadar uzar )
Sürüm kontrolü (Version Control)
Belge oluşturma desteği (Şablon yönetimi, iş akışı, takım içinde yazma-okuma yetki senkronizasyonu, kontrol iş akışı, yayınlama iş akışı, belge dağıtım iş akışı, arşivleme iş akışı )
Belgeler yardımı ile iş süreçlerini otomatize etmek
Erişim yetkileri tanımlayabilme (bilgi koruma ve veri güvenliği )
Belgeye ait tüm değişiklik ve iletilerin protokollenmesi (Audit Trail)
Belgelerin birden fazla yerde saklanmasını önlemek ve böylece kayıt alanından tasarruf etmek ( e-posta sunucuları, proje ya da departman dizinleri , kullanıcı diskleri )
Belgede aynı anda farklı kullanıcıların paralel olarak gerçekleştirdikleri değişikliklerin yönetimi ( Conflict Management)
Çift belge ve işin önlenmesi
XINCO DMS
Xinco DMS, doyaların, metinlerin, URL'lerin ve iletişim bilgilerinin yönetimi amacıyla geliştirilmiş, web servis mimarisine dayalı bir DYS'dir. Erişim kontrolü , sürüm kontrolü , metin içinde arama , otomatik arşivleme ve web'de yayınlama gibi işlevleri içermektedir. Kullanıcı arayüzü olarak, XINCO DMS sunucusu ile Web Servisleri ile iletişim kuran FTP-istemcisi tarzında bir istemciye sahiptir. (XincoExplorer)
Bir çok açık kaynak kodlu DYS, web arayüzleri üzerine geliştirilmiştir. Xinco DMS burada bir adım öne geçip, farklı sistemlere kısa sürede entegre edilebilmeyi olanaklı kılan web servis bazlı ilk DYS'dir.
XincoExplorer Platform Bağımsız İstemci
Web arayüzleri birçok avantajı barındırıyor olsa da, yoğun bir veri çalışması gerektiren durumlarda, çok konforlu bir çalışma ortamı sunmamaktadırlar. Bu nedendendir ki , Xinco geliştiricileri, platformdan bağımsız, masaüstü uygulamalrı ile daha raht çalışmaya olanak kılacak, Java Web Start ile internet ya da ağ üzerinden kolayca dağıtılabilen XincoExplorer'ı geliştirmişlerdir. Bu istemci yardımı ile , yeni belgeler eklenebilir, düzenlenebilir ve dizin yapıları değiştirilerbilir.
Dosyaların yanında, metinler, iletişim bilgileri, web linkleri ya da harici kaynaklarda eklenebilir.
İstemci, SOAP protokolü yardımı ile sunucular ile iletişim kurabilir ve aynı zamanda FTP programlarına özgü birçok işlevide barındırır. XincoExplorer birden fazla Xinco sunucusu ile bağlantı kurabilir, kullanıcının yeterli erişim iznine sahip olması durumunda, dünyanın her tarafına dağılmış sunuculara ulaşabilir.
Bağımsız Xinco DMS Sunucusu
Xinco DMS sunucusu ile farklı sistemlerin haberleşebilmesi , yukarıda belirttiğimiz web servis özelliğinden dolayı oldukça kolaydır. Örneğin bir kurumun mevcut ERP ya da CRM sistemi arka tarafında bir Xinco DMS sunucusu ile rahatlıkla çalışabilecek şekilde entegre edilebilir. Bunun yanında size ait bir Scanner uygulamasını da entegre etmeniz oldukça kolaydır. Böylelikle XincoDMS ile sadece elektronik ortamdaki belgeleri değil, aynı zamanda kağıt halindeki belgelerinizi de yönetebilirsiniz.
Metin araması, sunucu tarafında metin dosyaları (.txt) , PDF ve bilinen birçok ofis formatında yapılabilir. XincoDMS sunucusu, kurulum için Apache Tomcat ya da Jboss uygulama sunucularından birine ihtiyaç duyar. Veritabanı olarak ise resmi olarak PostgreSQL ve MySQL desteklenmektedir. Ancak bunların yanında topluluk tarafından MSSQL ve Oracle desteği de gelmiştir.
Eğer çok aceleniz var ise, cüzi bir ücret karşılığında, window platformunda birkaç dakika içerisinde hızlıca kurulum yapmanızı sağlayan “Xinco Instant DMS Professional” indirebilirsiniz.
http://www.xinco.org/
Contineo
Java ile geliştirilmiş olan Contineo, bir DYS için gereken standart özelliklerin tamamını içermektedir. Java sanal makinasının bulunduğu tüm platformlarda çalışabilen Contineo, MySQL , IBM DB2 ve Oracle bir çok veritabanı yönetim sistemini desteklemektedir. Eğer herhangi bir veritabanı yönetim sistemi mevcut değilse, gömülü java veritabanı HSQLDB ile de çalışılabilir.
Contineo, standart olarak yönetici, yazar ve konuk olmak üzere üç farklı kullanıcı grubu içerir. Bu üç temel grup baz alınarak, teni kullanıcı grupları oluşturmak mümkündür Yetki ve erişim izinleri isteğe göre değiştirilebilir . Bir kullanıcı aynı anda birden fazla grupta yeralabilir. Kullanıcılar isim yanında, dil ve e-posta adresleri gibi bilgiler aracılığı ile tanımlanır.
Contineo'da belgeler, HTTP-Upload yöntemi ile sunucuya yüklenir. Sunucuya aynı anda sıkıştırılmış olarak (Zip) birden fazla belge eklenebilir.
Bir belge adının yanında , yazar, başlık , dil ve anahtar kelimeler gibi meta veriler ile tanımlanabilir. Contineo belge dillerini ya da anahtar kelimeleri otomatik olarak tanıma gibi bir özelliğe sahiptir.
Contineo'da belgeler dizinler şeklinde kaydedilir. Arama motoru ise birçok farklı tipteki dosya formatında, metin araması yapabilecek şekilde geliştirilmiştir. ( PDF, DOC, XLS, PPT, ODT, ODP, OCX, SXW, SXI, SXC, PS, HTML ve TXT) Belge içerisindeki aramalar, meta verilerin araması bittikten sonra gerçekleştirilir. Aynı zamanda isteğe bağlı olarak, benzer kelimeler de metin içerisinde aratılabilir. Böylelikle bir kelimenin bilinmeyen farklı yazılış şekilleri de bulunabilir.
Arama sonuçları bir liste halinde ya da aşağıdaki resimde gördüğünüz şekilde bir grafik olarak gösterilebilir.
Grafik gösterimi, standart arama sonuçlarının yanısıra, bu belgelerin birbirleri arasındaki ilişkiyide gösterecek şekilde düzenlenmiştir.
Contineo'ya aktraılan belgeler sadece değiştirilip silinmez, kullanıcılar tarafından tartışılabilirde. Kullanıcıların birbirleri ile haberleşebilmeleri için Contineo içerisinde bir e-posta istemcisi de eklenmiştir.
Eğer sistem kullanıcıları dışında bir kişinin (örneğin müşteri ), özel bir belgeye erişmesi gerekiyorsa, bu kişi için sadece söz konusu belgeye erişimi saplayan bir Download-Ticket oluşturmak mümkündür.
Contineo, standart bir DYS özelliklerini sunmakla beraber, kolay kullanımı ile de oldukça avantajlıdır.
http://contineo.sourceforge.net/
Alfresco
Alfresco'da diğer incelediğimiz DYS'ler gibi temel tüm ihtiyaçları karşılar. Genel kabul görmüş standartlara karşı açıktır ve kullanıcı dostu arayüzü ile belgelerin yönetimi çok kolaydır. PDF ve OpenOffice gibi birçok tanımış dosya tipini desteklemektedir.
Yazılımın mimarisinin, ilk günden beri farklı sistemlere kolayca entegre olabilmek ve esnek bir şekilde geliştirilebilmeyi garanti altına almak için , WebDAV ,JSR 168, JSR 170, Web Servisleri gibi açık standartlara uyumlu olmalarına özen gösterilmektedir.
Belgeler otomatik olarak indekslenir. Kullanıcıların forumlar, önceden düzenlenmiş çalışma bölümleri ve dashboardlar yardımıyla, beraber çalışabilmeleri özendirilir. Arama ve indeksleme altyapısı Lucene açık kaynak teknolojisi kullanılarak geliştirilmiştir. Erişim konsepti ise Acegi ile gerçekleştirilmiştir. Alfresco'nun temel mimarisi Java, Spring ve Hibernate üzerine kuruludur. Ölçeklenebilir ve dağıtık olarak işletilmesi mümkündür.
Bugüne kadar 200.000'ün üzerinde indirilen Alfresco için en başarılı DYS uygulaması olduğu iddia edilir.
http://www.alfresco.com
Kaynaklar:
http://wikipedia.de
http://t3n.yeebase.de
